Exportar tus pedidos de Shopify a Holded

Tres archivos, tres importadores

Holded tiene un importador distinto para cada tipo de documento, y cada uno exige sus propias columnas. Por eso la app genera tres archivos:

1. Facturas emitidas: las ventas con NIF-IVA. Importar › Ventas › Facturas.
2. Tickets de venta: las ventas a particulares sin NIF, como factura simplificada. Importar › Ventas › Tickets de venta.
3. Rectificativas: las devoluciones de ventas con NIF. Importar › Ventas › Rectificativas. Las devoluciones de ventas sin NIF van en el archivo de tickets, en negativo.

Lo que no cabe en ninguno (una venta sin NIF por encima del límite de la simplificada) se queda fuera con su motivo, para que lo resuelvas a mano.

Lo que ya sabemos de Holded

Comprobado importando de verdad:

• Rechaza el archivo entero si una sola factura va sin NIF. Por eso las sin NIF van aparte.
• Exige un número de factura, y luego lo sustituye por el de su propia serie. La app lo rellena con tu serie para que el archivo entre.
• Con la columna «Cantidad cobrada» rellena, la factura queda como pagada sin tocar nada.
• El identificador del pedido de Shopify va en las etiquetas: es lo que te permite saber qué factura corresponde a qué pedido.
• Holded recalcula el IVA línea a línea y redondea el medio céntimo hacia arriba. Por eso los gastos de envío van en su propia línea, una por tipo de IVA: así cada línea cuadra con lo que cobró Shopify y el documento entra como pagado. Con el envío repartido dentro de los productos, un ticket de 84,98 € entraba «vencido» por un céntimo.
• Si un pedido está cobrado solo en parte, la «Cantidad cobrada» lleva lo cobrado de verdad, no el total: Holded lo deja pendiente por el resto y la app te lo dice en los avisos.
• En Holded cada línea sale con «1 unidad», y la cantidad real va en su descripción («2 unidades. …»). No es un despiste: Holded calcula el total como precio × unidades, y redondeando el precio de cada unidad por su cuenta se pierden céntimos que luego no cuadran con lo que cobró Shopify. Poniendo la base entera de la línea en «Precio unidad» y una unidad, el total es exacto. Lo que vendiste de verdad sigue estando a la vista, en el texto de la línea.
• Lo importado entra en Borrador. Holded no da por buenos los documentos al importarlos: quedan como borrador hasta que los apruebas, uno a uno o en bloque desde la lista. Mientras estén en borrador no cuentan en tu contabilidad ni en tus modelos, así que ese es el último paso y conviene no olvidarlo.
• Algún documento puede entrar «vencido» por uno o dos céntimos, aunque el envío vaya en su propia línea. Pasa cuando Holded, al recalcular el IVA sobre la base, saca un par de céntimos más de los que cobró Shopify: entonces entiende que le falta cobrar esa diferencia. La app no toca la cuota, porque la que vale es la que se cobró de verdad; te avisa del pedido y del importe exacto en el archivo LEEME, y en Holded se resuelve dando el documento por cobrado.

Antes de importar

Revisa en la pantalla de pedidos los que llevan la marca de revisar. Un pedido con IVA cobrado donde no toca no se exporta hasta que lo mires: importarlo sería llevar el error a tu contabilidad.